made in Germany/EUCloud Telefonie in der Praxis
Modernes flexibles Arbeiten mit Ortsunabhängigkeit
Bei einem örtlichen Versicherungsmakler fiel plötzlich die Telefonanlage aus. Der Geschäftsführer stellte sich genervt die Frage, ob eine Reparatur noch Sinn ergäbe. Jedes Jahr nämlich musste die alte Anlage durch einen Techniker aufwändig vor Ort gewartet werden. Mit der Umstellung auf die virtuelle Telefonanlage von aipi.tel, die als reine Softwarelösung in einem externen, hoch verfügbaren Rechenzentrum betrieben wird, entfielen die Kosten für Hardware und regelmäßige Wartungen.
Technische Widrigkeiten, mit dem das Büro häufiger zu kämpfen hatte, waren zudem Ausfälle der Internet-Verbindung. Seit der Umstellung blieb das Unternehmen verlässlich erreichbar, da die Anrufe im Szenario Internetausfall automatisch über das Mobilnetz auf die mit der Cloud-Anlage verbundenen Mobilfunkgeräte der Mitarbeiter umgeleitet werden.
Die modernisierte Lösung half dem Unternehmen auch dabei, unkompliziert zu wachsen: Neue Nebenstellen für Mitarbeiter konnten schnell und einfach hinzugefügt werden – ohne klassische Telefone anschaffen zu müssen. Von überall aus können die Kollegen mit ihrer geschäftlichen Nummer telefonieren – sei es aus dem Home-Office, beim Kunden, auf Dienstreise oder an einem beliebigen Standort. Sie benötigen lediglich eine Mobilfunkoder Internetverbindung. Das Entfallen der Ortsgebundenheit fördert das moderne und flexible Arbeiten für den Versicherungsvermittler. Gegenüber der bisherigen Lösung profitierte er zudem von hilfreichen Software-Integrationen, die unternehmensinterne Prozesse messbar optimieren: Dank einer Schnittstelle haben Mitarbeiter während eines Telefonats nun direkten Zugriff auf Kundeninformationen, wodurch sich die Effizienz und Zufriedenheit im Service bei allen Beteiligten spürbar steigerte.
Intelligentes Notfall-Management
Die Organisation von Notfall- und Bereitschaftsdiensten außerhalb der regulären Arbeitszeiten stellt für betroffene Unternehmen stets eine Herausforderung dar. Bei einem regionalen Unternehmen aus dem Handwerk mussten Mitarbeiter in der Vergangenheit ein separates Notfall-Handy für den Bereitschaftsdienst nutzen. Dieses Telefon musste regelmäßig von einer Person zur nächsten weitergegeben geben. Dies war logistisch umständlich und führte bei kurzfristigen Mitarbeiterausfällen am Wochenende immer wieder zu vermeidbaren Problemen.
Mit unserer virtuellen Telefonanlage war das Unternehmen plötzlich in der Lage, sein Notfall-Management vollständig zu automatisieren. Kontaktiert ein Kunde das Unternehmen telefonisch, leitet das System den Anruf automatisch an eine zusätzliche Rufnummer zum Mobilgerät des aktuellen Mitarbeiters in Bereitschaft weiter. Über eine Kalenderfunktion in der virtuellen Telefonanlage wird der zum gewählten Zeitpunkt zuständige Mitarbeiter festgelegt. Sollte dieser ausfallen, können seine Kollegen selbstständig per App festlegen, wer die Vertretung ist. Durch diese Lösung entfiel auch, weitere Notfall-Telefone anzuschaffen und die Weitergabe der Geräte zu verwalten. Ein weiterer Vorteil dieser Lösung ist die Vereinheitlichung von Rufnummern: die Mitarbeiter rufen die Kunden immer mit der Notfallnummer zurück. Auch die Koordination mehrerer Bereitschaftsdienste gleichzeitig ist dank der Kalenderfunktion kinderleicht. Mit der Umstellung von Anrufbeantworter und Notfalltelefon auf die virtuelle Telefonanlage vereinfachten sich bei diesem Handwerksbetrieb interne Prozesse, wodurch seit der Umstellung viel Zeit und Ressourcen gespart werden.
